Organiser le forum ISIMA

Opérations

Acteurs

(date)

Commentaires

1 -  Préparation

Directeur

+ RRE
(avril)

- Définition de la date

- Profil des intervenants

- Liste d’entreprises

2 – Lancer les invitations

RRE
(juin)

Mail aux entreprises pour les inviter à s’inscrire + courrier avec plaquette ISIMA

3 – Lancer les inscriptions

RRE
(juillet)

- Envoi des fiches d’inscription aux entreprises ayant répondu

- Relance des autres

4 – Choisir les ambassadeurs

RRE
(octobre)

- Constitution d’une équipe de ambassadeurs

- Leur fournir la liste des entreprises pour qu'ils puissent se positionner

5 – Réservation des salles

RRE
+ service planning

(octobre)

- Réservation de 6 salles de cours pour les stands et d’un amphi pour les conférences

- Réservation des grilles d’exposition (50)

6 – Préparation de l’organisation des locaux

RRE
+ assistante  SRE (octobre)

- Proposition d’affectation des stands d’entreprises dans les salles

- Préparation des affiches pour chaque stand

- Préparation des badges pour chaque intervenant et les enseignants participants

- Demande au responsable informatique d’une liste de connections WIFI pour les intervenants dans les stands

7 – Préparation de la logistique des repas

Assistante  SRE
(octobre)

- Appel d’offres pour les repas avec services dans une salle de l’école

- Choix du traiteur et du menu

- Commande de la prestation au traiteur

- Organisation de la réception : Achat de bouquets, de packs d’eau, café, thé, chocolat, gâteaux

- Organisation des repas

8 – Sollicitation des enseignants

RRE
(octobre)

Sollicitation des enseignants pour participer activement à la journée et pour échanger avec les entreprises

9 – Réunions de préparation

RRE
Assistante RE et Etudiants ambassadeurs (octobre, novembre)

3 réunions de préparation :

- 1^ère : Retour sur le rôle du ambassadeur, analyse des fiches entreprises, demande éventuelle de compléments d’informations, rajout éventuel d’entreprises si disponibilité

- 2^ème : Affectation finale pour chaque entreprise d’une salle et d’un ambassadeur

- 3^ème : Ajustement final

10 – Journée Forum

RRE
Assistante SRE et Etudiants ambassadeurs

(J-1)

- Consolidation de l’ensemble des PowerPoint transmis par les entreprises pour présentation en amphithéâtre

- Mise en place des stands entreprise au sein des 6 salles de cours réservées pour l’événement

- Préparation  avec les ambassadeurs  de la  salle qui accueille le buffet

11 – Journée Forum

Entreprises

Etudiants

Enseignants

SRE

Ambassadeurs

( J )

- Accueil des représentants Entreprises par les étudiants ambassadeurs

- Remise des badges et des paramètres de connection WIFI aux intervenants

- Etablissement de la  liste nominative pour les déjeuners au 1^er et 2^ème service

- Petit déjeuner d’accueil organisé par les étudiants ambassadeurs

- Installation et mise en place du matériel pour présentations entreprises en amphithéâtre

- Remise d’une enquête de satisfaction à remplir dans la journée et à remettre le soir au service RI

- Organisation par le BDE d’un goûter auvergnat (saucisson, fromage) pour les participants

12 - Debriefing

Enseignants

SRE

Ambassadeurs

(décembre)

- Remise en état des salles ;

- Débriefing (Bilan journée, Voies de progrès) avec la direction et les ambassadeurs

- Collation pour remercier les ambassadeurs  ayant participé à l’organisation

Identifiant

Type

Intitulé

Forme du stockage

Lieu du stockage

Mod

Descriptif du rôle du Ambassadeur

Numérique

Serveur administratif

Mod

Modèle de lettre d’invitation d’une entreprise

Numérique

Serveur administratif

Mod

Modèle de fiche d’inscription d’une entreprise

Numérique

Serveur administratif

Enr

liste  des entreprises participantes

Numérique

Serveur administratif

Mod

Fiche d’évaluation Entreprise

Numérique

Serveur administratif

Mod

Fiche d’évaluation Etudiant

Numérique

Serveur administratif

Enr

Synthèse Enquête Entreprises

Numérique

Serveur administratif

Enr

Synthèse Enquête Etudiants

Numérique

Serveur administratif