Gérer la scolarité
Objet et domaine d'application
Cette procédure définit les diverses opérations de gestion de la scolarité des étudiants inscrits à l’école.
Définitions et abréviations
- SSco : Service Scolarité
- SC : Service Comptable
- DE : Directeur des Etudes
- R1A : Responsable 1ère Année
- RF : Responsable de filières
Documents de référence
Déroulements des opérations
| Opération | Qui | Quand | Commentaire | Combien |
|---|---|---|---|---|
| Contrôle des inscriptions administratives pour chaque étudiant. | SSco | septembre |
Avec APOGEE |
360 |
| Modification de la modélisation APOGEE | SSco | juin à octobre | ||
| Transmission et suivi de la modélisation APOGEE par la cellule APOGEE UBP |
SSco |
juin à octobre |
||
| Suivi des inscriptions au TOEIC ; perception des droits et transmission au SC | SSco | Sessions en Décembre et Mars | 120 | |
| Suivi des absences des étudiants et transmission aux enseignants. | SSco | Toute l’année universitaire | Saisie dans un fichier spécifique | |
| Suivi des étudiants boursiers. | SSco | Novembre et fin de chaque trimestre |
Novembre : vérification initiale de la liste transmise par le CROUS. Fin de chaque trimestre : Vérification de l’assiduité. |
>100 |
| Saisie des notes dans APOGEE |
SSco |
Janvier : 1ère session Juillet : 2ème session |
1 fichier par matière | |
| Etablissement des listes des membres des jurys. Les transmettre au service scolarité de l’UBP pour approbation. |
Directeur +SSco +DE +R1A |
|||
| Etablissement et envoi des convocations à chaque président de jury (deux sessions). | SSco | 1 mois avant le jury | ||
| Etablir et envoyer à chaque enseignant les convocations aux jurys (deux sessions). | SSco | |||
|
Lancer les calculs. Editer les PV pour les jurys. |
SSco | Veille du jury |
avec APOGEE avec DIVA |
12 |
| Mise à jour les PV en fonction des décisions des jurys. | SSco | Soir du jury |
avec APOGEE avec DIVA |
12 |
| Etablissement des relevés de notes pour chaque étudiant. | SSco | Semaine après le jury |
avec APOGEE avec DIVA |
360 |
| Edition des diplômes. | SSco | décembre | avec APOGEE | 120 |
| Mise à jour du dossier de chaque étudiant. | SSco | septembre à décembre | 360 |
Documents et enregistrements
|
Type |
Intitulé |
Forme du stockage |
Lieu du stockage |
Conservation |
Diffusion |
|---|---|---|---|---|---|
|
Enr |
Maquette pédagogique |
Numérique |
Serveur administratif |
1 an |
|
|
Enr |
Fichier des absences |
Numérique |
Serveur administratif |
2 ans |
|
|
Enr |
Fichier des étudiants boursiers |
Numérique |
APOGEE |
1 an |
|
|
Enr |
Fichiers de notes |
Numérique |
Serveur administratif |
3 ans |
|
|
Enr |
Fichiers de composition de jurys |
Numérique |
Serveur administratif |
2 ans |
|
|
Enr |
Convocations aux jurys (présidents) |
Numérique |
Serveur administratif |
3 ans |
|
|
Enr |
Convocations aux jurys (membres) |
Numérique |
Serveur administratif |
3 ans |
|
|
Enr |
PV de jury |
Numérique |
DIVA |
3 ans |
|
|
Enr |
Relevés de notes |
Numérique |
DIVA |
3 ans |
|
|
Mod |
Maquettes de diplôme |
Numérique |
APOGEE |
5 ans |
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|
Enr |
Diplômes |
Papier |
jusqu'au retrait par les diplômés |
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|
Enr |
Dossiers des étudiants |
Papier |
SSco |
3 ans |
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