Gérer les admissions sur concours et titres

Cette procédure définit les modalités pour gérer les admissions à l’école.

Objet et domaine d'application

Cette procédure définit les modalités pour gérer les admissions à l’école.

Il existe trois grandes voies d’admission :

Les trois voies sont différentes et font l’objet chacune d’une procédure spécifique.

Il existe aussi une voie internationale (cf. processus "Gérer les relations internationales")

Norme ISO 9001-2008

Opération	Qui	Quand	Commentaires
Mise à jour des données sur la formation	Directeur adjoint	Novembre	En se connectant sur le site Web de Gestion APB
Saisie de la capacité d'accueil	Directeur adjoint	Avril	En se connectant sur le site Web de Gestion APB
Récupération les listes de candidats	Directeur adjoint	Début Avril	En se connectant sur le site Web de Gestion APB
Saisie du nombre de place à pourvoir	Directeur adjoint	Mi Mai	En se connectant sur le site Web de Gestion APB
Classement des candidatures	Direction	Avril Mai
Retour du classement	Directeur adjoint	Mi Mai	En se connectant sur le site Web de Gestion APB
Envoi d'un mail de réunion de rentrée	Directeur adjoint	Mi Août

Le login et le mot de passe sont ceux du correspondant APB de l'UFR ST.

Le calendrier précis, à respecter impérativement, est disponible chaque début d'année sur le site APB.

Opération	Qui	Quand	Commentaires
Mise à jour des informations pour la procédure d'intégration sur Internet : coordonnées des contacts, nombre de places offertes, date de rentrée	Directeur	Fin mai	En se connectant sur le site Web SCEI
Récupérer la liste des admissibles et faire le mailing correspondant	Directeur	Mi juin	En se connectant sur le site Web SCEI + aide du SI
Définir les souhaits de l’école et suivre les déclarations de voeux des candidats.	Directeur	Août	En se connectant sur le site Web SCEI
Récupérer les listes des candidats admis.	Directeur	Mi-Août	En consultant le site Web SCEI
Alimenter G2I avec le fichier des admis	Directeur	Mi Août
Mettre à jour le fichier des admis et ré-alimenter G2I		Jusqu'à Début Septembre	Suivant les appels SCEI
Envoyer une attestation d'inscription aux CCP étrangers pour le visa	Directeur	Août

site Web de gestion (mise à jour des informations) : https://gestion.scei-concours.fr/WebEcoles/Identification.do

site Web de gestion (suivi des candidats) : https://gestion.scei-concours.fr/Appel/Identification.do

Le login et le mot de passe sont à récupérer auprès du directeur.

Opération	Qui	Quand	Commentaires
Constituer les dossiers de candidature sur titres et le déposer sur le site Internet de l’école.	Directeur + SSco +SI	Mars	Il existe 3 types de dossiers
Faire une veille sur Campus France : récupération des données, examen des dossiers, réponse sur le site de Campus France	Directeur	Février-Juin	Attention à "silence vaut acceptation" : réponse sous deux mois aux candidats
Réceptionner les dossiers de candidatures français. Envoyer un email de confirmation.	SEC	A partir de Mai	Par courrier postal ou par dépôt sur place
Enregistrer dans le fichier « liste des candidats sur titres » les éléments génériques de chaque candidat.	SEC	A partir de Mai	Par saisie sur terminal
Constituer et solliciter le comité de sélection.	Directeur	Juin
Enregistrer dans le fichier « liste des candidats sur titres » les décisions du comité de sélection.	SEC	Juin
Informer chaque candidat de la décision du comité de sélection et solliciter la confirmation des candidats admis.	SEC	Juin	Par courrier postal
Alimenter G2I avec le fichier des admis et rédiger le mail qui sera envoyé aux futurs étudiants	SEC + SI	Début juillet

site Web Campus France : https://pastel.diplomatie.gouv.fr/cef/

Le login et le mot de passe sont à récupérer auprès du directeur.

Opération	Qui	Quand	Commentaires	Combien
Etablir les statistiques d’admission	SSco	Fin Septembre

Type	intitulé	Forme de stockage	Lieu du stockage	Conservation
ENR	Listes des candidats admis sur concours	Numérique	Serveur administratif	3 ans
MOD	Modèle de dossier d’inscription sur concours	Papier	SSco
ENR	Dossiers d’inscription sur concours	Papier	SSco	1 an
MOD	Modèle de dossier de candidature sur titres	Numérique	Serveur administratif
ENR	Dossiers de candidature sur titres	Papier	SSco	1 an
ENR	Liste des candidats admis sur titres	Numérique	Serveur administratif	3 ans
MOD	Modèle de courrier d’avis de résultat d’admission	Numérique	Serveur administratif
ENR	Courriers d’avis de résultat d’admission	Papier	SSco	1 an
MOD	Modèle de confirmation d’admission	Numérique	Serveur administratif
ENR	Confirmation d’inscription	Papier	SSco	1 an
MOD	Modèle de dossier d’inscription sur titres	Numérique	Serveur administratif
ENR	Dossiers d’inscription sur titres	Papier	SSco	1 an
ENR	Statistiques d’admission	Numérique	Serveur administratif	5 ans
MOD	Courriel type pour G2I	Numérique	Serveur Administratif
MOD	Lettre type d'acceptation pour les CCP étrangers	Numérique	Serveur Administratif	1 an
ENR	Courriel type pour les admissibles CCP	Numérique	Serveur Administratif	1 an