Gérer les relations avec les médias

Cette procédure définit la façon de procéder pour gérer les relations avec les médias lors d’un événement organisé par l’école.

Objet et domaine d'application

Cette procédure définit la façon de procéder pour gérer les relations avec les médias lors d’un événement organisé par l’école. Elle introduit aussi les modalités pour constituer la revue de presse.

Définitions et abréviations

SComm : Service Communication

Documents de référence

Déroulements des opérations

Impliquer la presse dans un événement

Opération	Qui	Quand	Commentaire
1 – Décision de mise en place d’un évènement	Direction + SComm		La mise en place d’un événement, ou d’une situation particulière ponctuelle, déclenche la nécessité d’inviter les représentants des médias.
2 – Rédaction du communiqué de presse	SComm		Un communiqué de presse ainsi qu’une invitation à la presse sont alors rédigés. Le communiqué doit informer les médias sur l’évènement, sa date, son lieu, le thème, les acteurs présents, … . Le planning de l’évènement ainsi qu’un contact presse (contact de l’institution organisatrice).
3 – Validation	Direction		Validation par la Direction du communiqué et de l’invitation.
4 – Envoi du communiqué de presse	SComm	15 jours avant	Le communiqué est alors envoyé à la presse par mail, soit à l’adresse générale du journal, soit à un contact spécifique déjà connu.
5 – Eventuelle relance	SComm	1 semaine avant	Il est rare que les journalistes préviennent de leur présence à l’évènement. On les voit arriver ou non. On peut cependant faire une relance avant l’évènement pour rappeler celui-ci.
6 – Rédaction du dossier de presse	SComm	Après envoi du communiqué	Le seul délai à respecter en ce qui concerne le dossier de presse, c’est qu’il soit prêt le jour de l’évènement pour pouvoir le distribuer aux journalistes présents. Le dossier de presse comprend le communiqué de presse ainsi que tous les détails nécessaires à la bonne compréhension du sujet par le journaliste. Il doit être très détaillé sur tous les points.
7 – Accueil des journalistes	SComm	Jour de l’événement	Le jour de l’évènement, repérer les journalistes présents, leur réexpliquer le programme, les installer afin qu’ils puissent prendre des notes, des photos, des vidéos, … Il faut rester présent pour répondre aux diverses questions qu’ils pourraient avoir. Leur remettre le dossier de presse.
8 – Consolidation	SComm	Après l’événement	Si un journaliste n’a pas pu se rendre à l’évènement, lui renvoyer le dossier de presse par mail dès le lendemain ou le jour même si possible. Vérification de la publication de l’article.

Gérer la revue de presse

Opération	Qui	Quand	Commentaire
1 – Alimentation d’une revue de presse	SComm	Tout au long de l'année	- Tous les articles concernant l’ISIMA, voire l’UBP, sont découpés, photocopiés, datés et répertoriés par année dans des pochettes qui constitue la revue de presse. - Numérisation des articles

Documents et enregistrements

Type	intitulé	Forme de stockage	Lieu du stockage	Conservation
ENR	Liste de représentants de la presse et des médias.	Numérique	Serveur administratif	1 an
ENR	Communiqué et Dossier de presse d’un événement	Numérique	Serveur administratif	3 ans
ENR	Revue de presse	Papier Numérique	Secrétariat SComm	>10 ans

Outils personnels

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