Organiser le forum Infosup
Objet et domaine d'application
Cette procédure définie les étapes suivies pour l’organisation du forum Infosup et son déroulement. Le forum dure 3 jours. Le stand ISIMA est intégré aux stands de l’UBP. La communication est donc principalement faite par l’UBP qui gère les points principaux de l’organisation (location des stands, répartition des espaces…).
Définitions et abréviations
- SComm : Service Communication
Documents de référence
Principes d’organisation du forum Infosup (document édité par l’UBP qui est en relation avec l’ONISEP, organisme organisateur du salon)
Déroulements des opérations
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Opération |
Qui |
Quand |
Commentaires |
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1 – Appel au volontariat
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SComm |
Décembre |
Un mail est envoyé début décembre à l’ensemble du personnel enseignant ainsi qu’à l’ensemble des 3 promotions de l’ISIMA afin de solliciter la présence de volontaires pour tenir le stand ISIMA sur le salon Infosup. |
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2 – Elaboration d’un planning de présence sur le stand
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SComm |
Décembre et Janvier |
Un planning de présence est élaboré en fonction du volontariat des enseignants et étudiants. Les 3 journées ayant comme horaire 9h-17h, la répartition des volontaires se fait par demi-journée. La présence d’au moins 2 à 3 personnes par demi-journée et indispensable. En cas de créneau horaire non pourvu, une relance par mail est effectuée auprès de l'ensemble du personnel enseignant et des étudiants. |
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3 – Coordination avec l’UBP pour la logistique |
SComm |
Janvier |
Coordination avec le service communication de l’UBP pour la gestion des besoins en matériel pour notre stand ISIMA, en repas, en communication sur place. |
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4 – Organisation de la logistique
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SComm |
La semaine avant |
- Distribution des polos aux volontaires - Impression des questionnaires - Impression des dossiers d’inscription - Préparation de sacs ISIMA (plaquettes de l’école, plaquettes BDE, stylo, règle, guide lycéen, flyer portes ouvertes) |
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5 – Installation du stand
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SComm + 2 volontaires |
La veille |
Installation du stand. Mise en place de la signalétique et des supports de communication visuels (bâche, kakémono). Installation des tables d’accueil, portes documents, décoration et affichage sur le stand. Mise en place de la documentation, installation de l’informatique. |
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6 – Vérification du bon déroulement
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SComm |
Pendant |
Vérifier régulièrement les stocks de plaquettes et documentation sur le stand, savoir être réactif pour combler rapidement les manques, vérifier que la logistique en place suive son cours (repas, roulement des volontaires…) |
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7 – Démontage
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SComm + 2 volontaires |
Fin de la dernière journée |
Démontage du stand et récupération du matériel et des supports de communication. |
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8 – Analyse des retombées
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SComm |
Semaine après |
Dépouillement des questionnaires Liste des contacts récoltés sur place Elaboration du taux de fréquentation Retour d'info au personnel sur les retombées |
Documents et enregistrements
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Type |
Intitulé |
Forme du stockage |
Lieu du stockage |
Conservation |
Diffusion |
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Enr |
Questionnaire « Forum Infosup » |
Numérique |
Serveur administratif |
1 an |
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