Présenter l’ISIMA dans les lycées et IUT

Cette procédure définit la manière dont sont organisées les visites de présentation de l’ISIMA auprès des élèves de lycées et d’IUT.

Objet et domaine d'application

Cette procédure définit la manière dont sont organisées les visites de présentation de l’ISIMA auprès des élèves de lycées et d’IUT.

Définitions et abréviations

SComm : Service Communication

Documents de référence

Déroulements des opérations

Présentation auprès des lycées

Opération	Qui	Quand	Commentaires
1 – Elaboration de la liste des lycées proposant une formation CPGE	SComm	Septembre à Décembre	Un listing des lycées est établi sur la base des lycées classés l’an passé. Il s’agit de répertorier toutes les dates des portes ouvertes, ou forum CPGE organisés au sein de ces établissements. La recherche des dates s’effectue soit par internet directement, ou suite à la réception d’une invitation de la part de ces lycées. A la date limite de réponse, la participation de l'école est confirmée ou infirmée par mail ou courrier (bulletin-réponse).
2 – Sollicitation de volontaires auprès des 3 promotions d’étudiants	SComm	Tant qu'il y a des forums	Un mail est envoyé aux enseignants et aux trois promotions d’étudiants afin de solliciter leur participation à ces forums. La participation des étudiants est basée sur le volontariat, dans le but de représenter l’ISIMA lors de ces forums. Lors de ce 1er mail, la procédure administrative sera rappelée.
3 – Elaboration du tableau des inscrits	SComm	Septembre à Décembre	Les étudiants s’inscrivent soit par mail, soit en se rendant directement à mon bureau pour partir dans le lycée qui les intéresse. A partir de là un tableau complet se dessine, où apparaissent, les dates, les lieux ainsi que le nom de l’étudiant correspondant et son moyen de transport. Un code couleur spécifique est créé (orange) correspondant à l’état « à pourvoir » pour le forum concerné. (Le service comptabilité a accès à ce tableau afin d’établir les ordres de missions. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de reporter les moyens de transport)
4 – Information générale aux étudiants	SComm	Fin Septembre	A chaque contact avec les volontaires, les points suivants leur seront rappelés: - les formalités administratives à remplir avant leur départ - la conduite à suivre et la tenue à avoir (tenue vestimentaire, informations à délivrer, point sur lesquels il faut insister… - documentations à emporter pour la distribution…
5 - Relances	SComm	Tant qu'il y a des forums, récapitulatif hebdomadaire par mail	Relances régulières auprès des étudiants pour qu’ils s’inscrivent. S’il y a des lycées dans lesquels aucun étudiant ne s’est porté volontaire pour représenter l’ISIMA, je sollicite alors l’étudiant s’y étant rendu l’an passé, dans le cas où il accepterait de repartir.
6 – Gestion des envois des étudiants	SComm	Octobre à Décembre	Gestion des départs des étudiants dans les forums tout au long de cette période.
7 – Bilan des visites	SComm + étudiants	Après les visites	Recueil des commentaires et évaluation du nombre d’étudiants rencontrés lors de ces visites.

Présentation auprès des IUT

Opération	Qui	Quand	Commentaires
1 – Elaboration de la liste des IUT	SComm	Novembre à Décembre	Un listing des IUT de France (principalement ceux proposant les filières Informatique de gestion, Réseaux et télécom, génie électrique et informatique industrielle, info, service et réseaux de com, statistiques et traitement informatique des données) est établi. Ce listing comprend les IUT, la ville, le responsable du département et ses coordonnées…ainsi que les dates éventuelles de leur portes ouvertes et s’ils proposent un forum post-bac. La « tournée de DUT » est différente de celle des lycées dans la mesure où nous privilégions des interventions spécifiques dans ces établissements.
2 – Sollicitation de volontaires auprès des 3 promotions d’étudiants	SComm	Janvier	Un mail est envoyé aux trois promotions d’étudiants dans le cas où l’un d’entre eux souhaiterait représenter l’ISIMA dans un DUT.
3 – Phoning et mailing	SComm	Décembre	Suivant le tableau de l’an passé, la zone géographique déjà couverte ou celle où nous avons peu d’étudiants, un planning de visites peut être élaboré. Nous prenons donc contact avec les responsables de DUT ou du service concerné par téléphone ou par mail afin de demander un créneau (1 à 2 heures suffisent) pour présenter l’ISIMA, en amphi devant les promotions d’étudiants.
4 – Gestion du calendrier des interventions	SComm	Janvier à Mars	Pour les présentations jugées importantes, la direction ou les responsables de filières peuvent être sollicités.
5 – Bilan des interventions	SComm + étudiants	Après les interventions	Recueil des commentaires et évaluation du nombre d’étudiants rencontrés lors de ces interventions.

Documents et enregistrements

Type	Intitulé	Forme du stockage	Lieu du stockage	Conservation	Diffusion
Enr	Listing des lycées à visiter	numérique	Serveur administratif	1 an
Enr	Listing des IUT à visiter	numérique	Serveur administratif	1 an
Enr	Liste des volontaires pour les visites de lycées	numérique	Serveur administratif	1 an
Enr	Liste des volontaires pour les visites d’IUT	numérique	Serveur administratif	1 an
Enr	Bilan des visites de Lycées	numérique	Serveur administratif	1 an
Enr	Support pour les visites de lycée	numérique	Serveur administratif	1 an
Enr	Bilan des visites d’IUT	numérique	Serveur administratif	1 an

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