Procédure_Auditer en interne

Les audits internes permettent de s'assurer de la conformité, de la mise en oeuvre et de l'efficacité du Système de Management de la Qualité (SMQ) par rapport aux exigences de la norme ISO 9001 et aux objectifs définis par la Direction. Cette procédure décrit les dispositions prises par l'ISIMA pour réaliser et suivre les audits internes.

Objet et domaine d'application

Cette procédure a pour objet de décrire les dispositions prises par l'ISIMA pour préparer, réaliser et suivre les audits internes.

La présente procédure s'applique à l'ensemble des audits internes de l'ISIMA.

Qualification des auditeurs

Afin de pouvoir effectuer l'ensemble des audits internes, des auditeurs de différentes compétences sont sollicités parmi les membres de l’école. Ils peuvent être également sollicités parmi les auditeurs de Polytech.

Chaque auditeur reçoit préalablement une formation théorique et pratique à l'audit. L’équipe initiale d’auditeurs a été formée par un cabinet extérieur. Les auditeurs recrutés après la phase initiale seront formés par le référent qualité.

Le maintien de la qualification d’un auditeur nécessite la réalisation d’1 audit par an au moins. Sinon, une mise à jour de la formation est nécessaire.

Définitions et abréviations

SMQ : Système de Management de la Qualité

PAA : Plan d'actions d'amélioration

Documents de référence

Déroulement des opérations

Qui ?	Quoi ?
	1) Planifier les audits internes
Référent qualité Pilotes/Directeur/Référent qualité	1.1 - Préparation du programme des audits internes (en liaison avec les pilotes de processus) - La planification tient compte des précédents audits interne et externe, de l'état et de l'importance des processus et des domaines à auditer - Ainsi, chaque processus peut être audité en interne au moins 1 fois tous les 2 ans. - A ces audits programmés, peuvent s'ajouter des audits suite à des non-conformités et/ou réclamations répétées, à des modifications importantes apportées au SMQ ou à un changement important affectant l'école.
Directeur	1.2 - Approbation du programme - Le programme des audits internes est validé en revue de Direction.
Référent qualité	1.3 - Diffusion du programme - Le programme des audits internes est disponible sur le Pass'Qualité
	2) Réaliser les audits internes
Référent qualité	2.1 - Désignation du/des auditeurs - Les auditeurs sont désignés parmi les auditeurs internes de l'ISIMA et de Polytech
Auditeur(s)	2.2 - Préparation de l'audit - analyse des documents afin de comprendre le processus à auditer (Norme ISO 9001, Manuel qualité, fiche processus, procédure(s), rapports d'audit(s) antérieur(s), ...) - une trame de questionnaire est proposée aux auditeurs sur le Pass Qualité pour les aider à préparer l'audit
Auditeur ou Responsable d'audit	2.3 - Information du Pilote de processus audité à J-15 - définition de la date d'audit et des horaires avec le Pilote de processus concerné - confirmation du jour de l'audit, des horaires et du déroulement prévu pour la réalisation de l'audit. - un modèle de plan d'audit est disponible sous le Pass'Qualité
Auditeur(s)	2.4 - Conduire l'audit à J - animation de la réunion d'ouverture : présenter le(s) auditeur(s) si besoin, rappeler les objectifs et le déroulement de l'audit, adapter le plan d'audit si nécessaire. - conduite de l'entretien d'audit : vérifier la conformité, la mise en oeuvre et l'efficacité du processus (cf la trame de questionnaire d'audit préparée au § 2.2), enregistrer les réponses des personnes auditées et les documents consultés - animation de la réunion de clôture : souligner les points forts constatés, rappeler et expliquer les écarts, faire des propositions d'amélioration aux acteurs du processus
	3) Rédiger et diffuser le rapport d'audit à J+7
Auditeur(s)	3.1 - Rédaction du rapport d'audit - le rapport d'audit constitue un enregistrement obligatoire du SMQ - il est rédigé suivant le modèle de rapport d'audit disponible sous le Pass'Qualité
Auditeur ou Responsable d'audit	3.2 - Diffusion du rapport d'audit - transmission du rapport d'audit au Pilote de processus concerné + Référent qualité
Référent qualité	- mise à disposition sur le Pass'Qualité
	4) Définition et suivi des actions
Pilotes de processus et Référent qualité	- les écarts, points sensibles et pistes de progrès issus des rapports d'audit sont analysés : => des actions sont décidées pour traiter les écarts et les points sensibles => des décisions sont prises concernant les pistes de progrès (abandon, clôture provisoire ou acceptation et action choisie)
Référent qualité	=> les actions décidées sont renseignées dans le plan d'actions d'amélioration
	- les actions sont traitées selon la procédure "Améliorer en continu"
Pilotes de processus Directeur et Référent qualité	- les résultats d'audits et les actions associés sont suivis en Revue de Direction

Documents et enregistrements

Type	Intitulé	Forme du stockage	Lieu du stockage	Conservation	Diffusion
Mod	Modèle de programme des audits internes	Numérique	Serveur administratif
Enr	Programme des audits internes	Numérique	Serveur administratif	1 an
Mod	Modèle de plan d’audit	Numérique	Serveur administratif
Enr	Plan d’audit	Numérique	Serveur administratif	1 an
Mod	Modèle de questionnaire d’audit interne	Numérique	Serveur administratif
Mod	Modèle de rapport d’audit interne	Numérique	Serveur administratif
Enr	Rapport d’audit interne	Numérique	Serveur administratif	3 ans

Outils personnels

Sections