Procédure_Maîtriser les informations documentées
Objet et domaine d'application
La présente procédure a pour objet de décrire les différentes étapes permettant de maîtriser l'ensemble des informations documentées :
1) les documents qui structurent le système de management de la qualité (manuels, procédures, instructions, notes, etc.) : depuis la création d'un nouveau document jusqu'au retrait des documents périmés, en passant par la révision régulière des documents du système de management;
2) les informations qui constituent des preuves de réalisation et de de conformité (celles exigées par la norme ISO et celles que l'ISIMA juge nécessaires à l'efficacité du système de management de la qualité).
Définitions et abréviations
Documents de référence
> Norme ISO 9001.
Identification des documents
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Type du document |
Abréviation |
Identification |
Exemple |
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Manuel qualité |
MQ |
MQ Manuel qualité Version |
MQ Manuel qualité V0 |
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Description de processus |
PRO |
PRO Nom du processus Version |
PRO Piloter le SMQ V0 |
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Description de procédure |
proc |
proc Nom de la procédure Version |
Proc Auditer en interne V0 |
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Description de fiche |
Mod |
Mod Nom fiche Version |
Mod Modèle de plan d’actions V0 |
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Enregistrement |
Enr |
Enr Nom Date Identificationrelative |
Enr Rapport d’audit interne 12-10-2012 Former les étudiants Enr Compte rendu du CA 12-10-2012 Enr Fiche de progrès 12-10-2012 Dupont Marcel |
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Document externe |
DE |
DE Nom du document Date |
DE Instructions budgétaires 12-10-2012 |
Seule la dernière version est accessible aux usagers autorisés.
Déroulement des opérations
1 - Maîtrise des documents structurant le système de management de la qualité
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Approbation : Le responsable qualité s’assure que le document est adéquat avant sa diffusion. L’adéquation d’un document couvre le fond et la forme du document.
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Identification : Selon le tableau ci-dessous.
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Diffusion : Mise à disposition du document en interne, notamment via le Pass’Qualité. Certains documents sont mémorisés dans des espaces réservés aux services qui les utilisent et les produisent. |
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Revue : Afin de garantir la conformité de la documentation à la réalité, chaque pilote de processus procède à une revue documentaire afin soit de réviser le document, soit de le retirer de la documentation applicable. La revue documentaire peut être couplée à la revue de processus. |
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Retrait des documents périmés : Afin d’empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés, les documents jugés obsolètes sont supprimés de leur lieu de stockage et archivés le cas échéant pour une durée déterminée pour chaque cas. Ils sont détruits à l’issue de la période d’archivage. |
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2 - Maîtrise des informations apportant la preuve de la réalisation
Documents et enregistrements
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Type |
Intitulé |
Forme du stockage |
Lieu du stockage |
Conservation |
Diffusion |
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Mod |
Modèle de description d’un processus |
Numérique |
Serveur administratif |
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PRO |
Description d’un processus |
Numérique |
Serveur administratif |
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Mod |
Modèle de description d’une procédure |
Numérique |
Serveur administratif + intranet |
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proc |
Description d’une procédure |
Numérique |
Serveur administratif + Intranet |
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MQ |
Manuel qualité |
Numérique |
Serveur administratif + Intranet |
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