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Organiser des événements ponctuels

 

Objet et domaine d'application

Cette procédure a pour but d’expliquer les étapes à suivre lors de l’organisation d’un événement ponctuel. Nous avons différents types d’événements, qui sont plus ou moins importants et qui interviennent à plus ou moins grande échelle. Cela va de la finale du concours de nouvelles qui correspond plus à un évènementiel interne, du Rallye de l’Ingénieur auto entrepreneur, de la journée d’information à destination des enseignants de classes préparatoires, …, à l’inauguration du lancement de la construction de l’extension du nouveau bâtiment qui devient un événement ouvert à l’externe avec présence de politiques élus et de représentants extérieurs divers.

Définitions et abréviations

  • SComm : Service Communication

Documents de référence

 

Déroulements des opérations

Impliquer la presse dans un événement

OpérationQuiQuandCommentaire

1 – Réflexion sur l’élaboration d’un évènement ponctuel

 Direction SComm En fonction des besoins ou des occasions spécifiques Réflexion sur l’élaboration d’un évènementiel ponctuel en fonction d’un contexte particulier, par exemple l’organisation de la journée à destination des enseignants de classe préparatoire

2 – Elaborer un pré-planning

 SComm Dès que possible suite à la prise de décision
  • Elaboration d’un planning prévisionnel pour orienter l’organisation et le déroulement de la journée
  • Rédaction des invitations
3  – Valider Direction ASAP Validation de la proposition de programme ainsi que des invitations.

4 – Organiser la journée

 SComm Environ 3 semaines avant
  • Envoi des invitations
  • Etude du programme avec les éventuels intervenants : calage des créneaux horaires, temps d’intervention, sujets d’intervention…

5 – Comptabiliser les présences

 SComm Dès la réception des réponses Dépouillement des réponses afin de prévoir le nombre de personnes présentes. Cette information est utile pour établir une première commande auprès du traiteur, adapter les salles d’intervention si nécessaire…
6 – Informer la presse SComm Environ 15 jours avant
  • Après avoir rédigé le communiqué de presse, l’envoyer aux journalistes avec une invitation. Convier la presse déprendra du type et de l’importance de l’évènement (évènement interne ou externe, présence ou non de personnalités…).
  • Rédaction du dossier de presse à remettre sur place aux journalistes.
Le dossier de presse comprend le communiqué de presse ainsi que tous les détails nécessaires à la bonne compréhension du sujet par le journaliste. Il doit être très détaillé sur tous les points.
7 – Prévoir la logistique SComm La semaine avant
  • Prévoir, le repas avec le traiteur (3 jours max avant l’évènement)
  • Achats divers : boissons, nappes… (peut se faire la veille)
  • Organisation des salles, matériel, disposition des tables…
  • Installation de la signalétique si nécessaire (la veille ou le jour J)
  • Appel à des volontaires (étudiants, enseignants) pour aider à la mise en oeuvre
8 – Contrôler l’exécution

SComm

+ Volontaires

 Pendant l’événement
  • Accueil des invités et guidage
  • Accueil des journalistes (si la presse a été convoquée)
  • Réception du traiteur
9 –Effectuer un bilan de l’événement SComm La semaine d’après Assurer un débriefing et dresser un bilan pour permettre l’enrichissement de l’expérience.

Etape 1 : j'ai ajouté la direction

Documents et enregistrements

Type intituléForme de stockageLieu du stockageConservationDiffusion
ENR Liste de contacts (secrétaires ou assistants d’élus, services communication des  organismes concernés, mails d’invités divers, …) Numérique Serveur administratif 1 an
ENR Liste de contacts de presse Numérique Serveur administratif 1 an
ENR
 Programme Numérique Serveur administratif 1 an
ENR Bilan de l’événement Numérique Serveur administratif 2 ans