Procédure_Suivre le déroulement des stages
Cette procédure indique comment le Directeur des Etudes et les Responsables de Filières suivent le déroulement des stages et assurent leur évaluation.
Objet et domaine d'application
Cette procédure indique comment le Directeur des Etudes et les Responsables de Filières suivent le déroulement des stages et assurent leur évaluation.
Définitions et abréviations
- SRE : Service des Relations Entreprises
- DE : Directeur des Etudes
- RF : Responsable de Filière
Documents de référence
Déroulements des opérations
| Opération | Qui | Quand | Comment | Combien |
|---|---|---|---|---|
| 1 - Participer à la réunion de présentation du déroulement des stages et de la charte du stagiaire. | DE+RF | Novembre | ||
| 2 - Suivre les choix de stages effectués par les étudiants et signer les demandes de convention | SRI+RF | Janvier à Mars |
Le SRE collecte les propositions de stages et enregistre le choix de chaque étudiant. Le RF a la possibilité de refuser un stage si le sujet ou les conditions ne sont pas appropriées. |
|
| 3 – Contacts avec l’entreprise | Tuteur enseignant | Mai à Juin | Le tuteur enseignant s’informe régulièrement du bon déroulement du stage. | |
| 4 – Visite ou entretien à distance | Tuteur enseignant | Juin à Juillet | Une visite ou un entretien à distance est convenu au moment le plus approprié. | |
| 5 – Détection des éventuels incidents et alimentation de la fiche d’incidents si besoin | Tuteur enseignant | Jour de la visite | En cas de problèmes de déroulement (moins de 1% des stages) une fiche de déclaration d’incidents est rédigée et transmise par mail au responsable de la filière, au directeur des études, au responsable du SRE. | |
| 6 - Réorientation partielle ou totale du travail |
Tuteur enseignant + RF + Tuteur entreprise |
Dès le constat du problème | Suite à incidents, une réorientation partielle ou totale du travail de stage peut être décidée si nécessaire. | |
| 7 - Intervenir dans les éventuels problèmes qui peuvent survenir lors de la préparation des soutenances. | DE + RF | Fin Août | Les soutenances sont organisées par le SRE. En cas de problème (conflit dans le planning, spécificités d’une soutenance, …) le DE ou le RF sont consultés. | |
| 8 - Harmoniser la notation des stages. | RF | Début Septembre | Cette harmonisation doit intervenir avant le jury plénier de la filière. |
Documents et enregistrements
| Type | intitulé | Forme de stockage | Lieu du stockage | Conservation | Diffusion |
|---|---|---|---|---|---|
| MOD | Modèle de fiche de déclaration d'incident |
Numérique | Serveur administratif | ||
| ENR | Fiche de déclaration d'incident |
Numérique | Serveur administratif |
1 an |
Les autres documents utilisés par cette procédure sont répertoriés avec la procédure "Organiser les stages" (Processus "Gérer les relations Entreprises").
